Verwendung von Spendengeldern in Nepal
Über die Verwendung und Gewährleistung von Geldmitteln, die vom FNH als INGO an den FWHC Kathmandu als NGO gegeben werden, in Übereinstimmung mit den gegenwärtigen Gesetzen in Nepal
- Wie bekommt der Haushalt des FWHC eine Genehmigung für seine Programme und Projekte in Nepal?
- Wie stimmt der SWC unserem Vorschlag/Haushalt zu?
- Die Buchführung des FWHC
- Wie werden beim FWHC Rechnungen bezahlt
- Internes Finanzkontrollsystem
- Externe Prüfer/Überprüfungen unserer Bücher und Programme
Es ist nicht möglich, in Nepal beliebige ausländische Geld- oder Fördermittel, die bei einer NGO eingegangen sind, zu verwenden, ohne dass seitens der betreffenden Behörde in Nepal eine ordnungsgemäße Genehmigung dafür vorliegt. Die Verwendung ausländischer Währungen hier in Nepal ohne vorherige Genehmigung durch die Regierung ist illegal.
1. Wie bekommt der Haushalt des FWHC eine Genehmigung für seine Programme und Projekte in Nepal?
Zunächst bereitet der FWHC/Kathmandu in Zusammenarbeit mit dem FNH ein Jahresprogramm vor sowie das dazugehörige Budget. Dies wird dem Social Welfare Council (SWC - Kontrollorgan des nepalesischen Staates für soziale Organisationen und Einrichtungen) vorgelegt, damit dieser die notwendigen Einnahmen und Ausgaben genehmigt, die von dem Geld bestritten werden, das der FNH/Deutschland an den FWHC/Nepal überweist.
2. Wie stimmt der SWC unserem Vorschlag/Haushalt zu?
Nachdem das Geld für unsere Vorschläge eingegangen ist, lässt der SWC durch seine Experten auf dem betreffenden Gebiet diesen überprüfen und leitet dann unsere Vorschläge an die betreffenden Ministerien des HGM/Nepal weiter, um von dort die notwendigen Ratschläge und Empfehlungen zu erhalten, ob solche Projekte und Programme für Nepal geeignet und dort durchführbar sind.
Im Allgemeinen bittet der SWC folgende Ministerien entsprechend der Art der Programme und Projekte um Beratung und Beurteilung:
- Finanzministerium
- Innenministerium
- Ministerium für Erziehung und Sport
- Ministerium für Frauen, Kinder und Soziales Wohlergehen
- Das Außenministerium
- Nationale Planungskommission
- Büro der Distriktverwaltung in Kathmandu (DAO):
Dieses Büro überprüft regelmäßig die Aktivitäten des FWHC im Distrikt. Da der FWHC beim DAO in Kathmandu registriert ist, muss dort ein jährlicher Bericht mit geprüften Aufstellungen unserer Bilanzen eingereicht werden, damit dem FWHC immer wieder neu seine Eintragung von dieser Behörde bestätigt wird. Das Büro prüft auch, ob die Organisation ihre Ziele verfolgt und ob sie ihre Aktivitäten in Übereinstimmung mit den Vereinsstatuten ausübt, die bei der Eintragung damals vorgelegt wurden.
Alle Sicherheitsfragen des Distrikts, in dem ein Projekt verwirklicht wird, werden von diesem Büro aus gehandhabt. Es arbeitet bei Sicherheitsvorkehrungen im Distrikt mit dem Innenministerium zusammen.
Es verwaltet die Unterlagen aller NGO/INGO, die in Pokhara oder im Kaski Distrikt tätig sind. Der FWHC bittet dieses Büro, falls notwendig, um die erforderliche Unterstützung und Beratung, da unser Projekt in Bhakunde, Sarangkot VDC (Kaski Distrikt) angesiedelt ist.
- Entwicklungsausschuss des Distrikts in Pokhara (oder alle DDC Büros unseres Projektgebietes):
Die DDC Büros zeichnen alle Entwicklungs- und Erschließungsaktivitäten in den entsprechenden Distrikten auf. Sie sorgen auch für die notwendige Begleitung und Beratung bei unseren Projekten. Es ist wichtig, dass sich der FNH/FWHC mit dem DDC abspricht, bevor Entwicklungs- und Erschließungsmaßnahmen in ihrem Gebiet beginnen.
- Erschließungsausschuss für das Dorf Sarangkot, Kaski (VDC):
Jede Organisation muss sich mit den örtlichen VDCs kurzschließen. Da unser Kinderdorf in den Bereich des VDC Sarangkot fällt, Ward Nr. 4, sprechen wir uns auch mit dem VDC Sarangkot ab und informieren ihn über unsere Aktivitäten bzw. fragen ihn um Rat.
Der FNH/FWHC muss auch mit den vorstehenden Behörden direkt in Kontakt treten. Nachdem alle Behörden zu Projekten gehört wurden, schließt der SWC eine Projektvereinbarung mit dem FNH/FWHC ab.
Sobald diese Vereinbarung unterzeichnet ist, ist der FWHC berechtigt, ausländische Fördergelder auf sein Konto in Nepal überweisen zu lassen. Das Jahresbudget, das der FNH zuvor an den FWHC weitergeleitet hatte, stimmte mit diesem System überein. Ohne die Genehmigung des SWC und dessen Empfehlungen können wir noch nicht einmal unseren Verein in Nepal neu registrieren lassen.
Früher hat der FWHC ein Jahresbudget erarbeitet und dieses dem FNH in Deutschland vorgelegt. Sobald das Budget vom FNH abgesegnet worden war, wurde es dem SWC in Kathmandu zur Genehmigung eingereicht. Seit 2003 hat der FNH für die Dauer von 3 Jahren (2003 bis 2006) einen Vertrag mit dem SWC geschlossen und beabsichtigt, als INGO in Nepal zu agieren; dennoch muss der FWHC Projektvereinbarungen unterzeichnen, die der SWC und der FNH zusammen ausarbeiten, da das Gesetz in Nepal eine Kooperation von ausländischen INGO mit lokalen NGO vorschreibt.
Sobald das Budget vom FNH und dem SWC genehmigt ist, verteilt der FWHC das Geld entsprechend dem Budget, das wir zuvor aufgestellt haben. Der FWHC kann das Budget nicht auf andere Programme ausweiten, die nicht in den Projektvorschlägen genannt sind. Geld, das der FWHC benötigt, um unser Kinderdorf in Pokhara zu betreiben, wird regelmäßig vom FNH-Konto in Kathmandu bei der Standard Chartered Bank auf das Konto des FWHC in Pokhara (Standard Chartered Bank, Lake Side) überwiesen. Der FWHC in Pokhara erhält die notwendigen Gelder monatlich.
- Der Verein macht Gebrauch vom System der doppelten Buchführung entsprechend internationaler Standards.
- Zahlungen per Scheck (Konto des Zahlungsempfängers) bei Rechnungsbeträgen über Rs. 20,000.00
- Löhne werden per Scheck ausgezahlt
- Kostenvoranschläge werden eingeholt für alle Programme/Bauvorhaben, die mehr als Rs. 100.000.00 kosten
- Rechnungen von mehr als Rs. 50,000.00 werden direkt vom FWHC/Kathmandu aus gezahlt.
- Alltägliche Geschäfte, wie Nahrungsmittelkauf und Kleidung, werden vom FWHC in Pokhara bar bezahlt.
Wie werden beim FWHC Rechnungen bezahlt:
- Mitarbeiter füllen einen Anforderungsschein aus und reichen diesen bei der Rechnungsabteilung in Kathmandu/Pokhara ein, damit das Geld zugewiesen wird.
- Sobald der Betrag zugewiesen ist, kann der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Dinge einkaufen.
- Entsprechend dem Anforderungsschein stellt unsere Rechnungsabteilung in Pokhara die Mittel zum Einkaufen zur Verfügung.
- Wenn die Einkäufe getätigt sind, zeichnet der/die Mitarbeiter/In die Rechnung ab, die von zwei anderen Dienstälteren Mitarbeitern geprüft wird, nämlich derzeit von Herrn Tanka Gurung und Man Sing Chaudhary. Und dann geht die Rechnung an die Rechnungsabteilung nach Kathmandu, wo sie für buchhalterische Zwecke benötigt wird.
- In Kathmandu haben wir nicht so hohe Ausgaben wie in Pokhara. Kleine Rechnungen für Einkäufe durch Mingmar, die von Nawaraj geprüft und von Raj K. Shrestha genehmigt werden, werden dann von Nawaraj zur Zahlung freigegeben.
- Die Begleichung größerer Beträge wird nur von Kathmandu aus geprüft und getätigt und nur über Schecks oder Überweisung an die Zahlungsempfänger.
- Mindestens zwei Unterschriften auf Zahlungsbelegen sind erforderlich, um Schecks an die Parteien auszustellen.
Internes Finanzkontrollsystem:
- Vorstandsmitglieder des FWHC sind verantwortlich für jede einzelne Aktivität des FWHC in Nepal. So haben sie auch das Recht, alle finanziellen Angelegenheiten der Organisation zu kontrollieren.
- Alle Rechnungen von Pokhara werden in Pokhara - wie bereits erwähnt - geprüft und verifiziert, danach an den FNH/FWHC-Kathmandu geschickt, um ein zweites Mal geprüft zu werden, damit sichergestellt ist, dass alles in Übereinstimmung mit den vorherrschenden Gesetzen und dem Buchungssystem in Nepal geschieht. Und danach schickt der FNH/FWHC-Kathmandu die Bilanzen und Rechnungsaufstellungen nach Deutschland an den FNH, damit dieser davon Kenntnis nimmt.
- Herr K. P. Aryal, Buchprüfer, prüft unabhängig vom FWHC alle Rechnungen und die Jahresaufstellung. Seinen Abschlussbericht legt er dem FNH in Deutschland sowie dem FWHC vor.
Externe Prüfer/Überprüfungen unserer Bücher und Programme:
- Vorstand des Freundeskreis Nepalhilfe e.V. Deutschland
- Social Welfare Council (SWC), Nepal
- Innenministerium von Nepal
- Ministerium für Erziehung und Sport, Nepal
- Ministerium für Frauen, Kinder und soziales Wohlergehen
- Finanzministerium von Nepal
- Nationaler Planungsausschuss, Nepal
- Andere in die Angelegenheit involvierte Institutionen